Datenschutzkonzept Hilfe für West-Afrika e.V.

in Bezug auf Art. DS-GVO

(Inhalte sind am Ende der Seite als Download verfügbar)

 

 

1           Verantwortlichkeiten

Verantwortlich für die Einhaltung des Datenschutzes bei Hilfe für West-Afrika e.V. sind der 1. und 2. Vorstand. Kontaktdaten siehe Impressum.

 

 

2           Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

-       Zum Zwecke der Mitgliederverwaltung werden die Daten gem. Auflistung in Anlage 2 verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. lit. b) DS-GVO.

-       Zum Zwecke der Beitragsverwaltung wird die Bankverbindung verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. lit. b) DS-GVO.

 

 

2          Welche Daten werden erfasst

-       Mitglied-/Patenschaftsantrag (Anlage 1)

Von den im Formular „Mitglied-Patenschaftsantrag“ vom Antragsteller eingetragenen Daten werden für die weitere Verarbeitung folgende Felder elektronisch erfasst:

Name, Vorname

Straße, Postleitzahl, Ort

Telefonnummer / Mobilnummer

E-Mail

IBAN / BIC

 

-       Adressdaten von Interessenten

Von Personen, die einen Wunsch für eine regelmäßige Information über den Verein und seine Aktivitäten gewünscht haben, werden die Adressdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mail) in den Kontaktdaten des 1. und 2. Vorstands mit entsprechender Kennzeichnung gespeichert.

 

 

3          Zustimmung zur Datenspeicherung / -verarbeitung

Auf dem Formular zur „Mitglied- /Patenschaft“ gibt durch Ankreuzen der Antragsteller beim entsprechenden Hinweistext (siehe Anlage 1) seine Zustimmung zur Speicherung und Verarbeitung seiner angegebenen Daten gem. Art. 13 DS-GVO.

 

 

4          Aufbewahrung der Papierunterlagen

Die Formulare für eine Mitglied- / Patenschaft erhält der 1. Vorstand zur formellen Abwicklung des Antrags. Die Papierunterlagen bekommt danach der Kassier zur Aufbewahrung. Die Papierunterlagen werden bis zu 2 Jahre nach Austritt aus dem Verein bzw. nach Beendigung der Patenschaft vom Kassier aufbewahrt.

 

 

5          Wer besitzt welche Daten

Elektronisch gespeicherte Daten sind ausschließlich im Besitz (Zugriff und Verwaltung) des 1. Vorstands und des Kassiers.

 

 

6          Wo werden die Daten gespeichert

-       SPG-Datenbank

Zur Mitglied-Patenverwaltung wird als Basis-Anwendung eine Software-Datenbank der Sparkassen (SPG-Datenbank) verwendet. Diese Datenbank wird ausschließlich vom Kassier geführt und verwaltet.

Der Kassier erhält vom 1. Vorstand vorab elektronisch eine Kopie des Mitglied- / Patenantrags aus der er die notwendigen Daten entnimmt. Die Datenstruktur ist in Pkt. 7 dargestellt. Im Nachgang erhält der Kassier dann die Original-Papierunterlagen.

 

-       Excel-Tabellen

Zur laufenden Mitglieder- / Patenschaftsbearbeitung werden vom 1. Vorstand 2 Excel-Tabellen auf dessen Notebook geführt. Der sog. „Vollexport“ (Vollexport_JJJJ_MM_TT.xlsx) enthält alle Datenfelder der SPG-Datenbank. Die Daten werden zyklisch vom Kassier aus der SPG-Datenbank in Excel exportiert und an den 1. Vorstand per Mail übermittelt. Diese Tabelle dient dem 1. Vorstand als Informationsquelle über alle gespeicherten Daten sowie als Import-Datei für die TAPForms Anwendung (siehe unten). Zusätzlich erfolgt in Stichproben eine Kontrolle der Dateninhalte um evtl. Übernahme- / Tippfehler bei der Übernahme durch den Kassier zu erkennen.

Als reine Arbeitsliste für die Patenschaftsverwaltung und als Import-Datei für die TAPForms Anwendung (siehe unten) dient eine weitere Excel-Tabelle (Sponsorship Members_TT_MM_JJJJ.xlsx), ebenfalls nur auf dem Notebook des 1. Vorstands, die ausschließlich vom 1. Vorstand erstellt wurde und gepflegt wird. Hier werden alle sich ergebenden Änderungen (z.B. Beendigung einer Patenschaft, Versand von Info-Unterlagen an Paten, Datum der Weitergabe der Unterlagen bei neuen Patenschaften an Paten und Ansprechpartner in Gambia oder Sierra Leone usw.) textlich eingetragen, sodass jederzeit die erforderliche Auskunftsfähigkeit gegeben ist.

 

-       TAPForms Anwendung

TAPForms ist eine allgemeine Datenbankverwaltungssoftware, die auf dem Notebook des 1. Vorstands installiert ist. Hier werden die Inhalte der Excel-Tabelle „Sponsorship Members“ 1:1 gespeichert. Über diese Anwendung ist eine automatische Synchronisation der Daten mit dem iPhone und iPad des 1. Vorstands möglich. Dies ist erforderlich, damit der Vorstand jederzeit und ortsunabhängig auskunftsfähig über die Patenschaften ist.

 

 

7          Datenstruktur in SPG-Datenbank

Die Struktur der gespeicherten Daten ist aus der Anlage 2 zu entnehmen. Es werden nicht alle Felder der Datenbank aufgeführt, sondern nur jene, die auch für die Datenspeicherung von Hilfe für West-Afrika e.V. verwendet werden.

Der Rechner des Kassiers sowie die Datenbankanwendung selbst sind passwortgeschützt. Die Passwörter sind ausschließlich dem Kassier bekannt.

 

8          Datenstruktur in Excel-Tabellen

Die Struktur der gespeicherten Daten für die Excel-Tabelle „Vollexport“ ist aus der Anlage 2 zu entnehmen. Sie entspricht der SPG-Datenbank analog.

Die Struktur der gespeicherten Daten für die Excel-Tabelle „Sponsorship Members“ ist aus der Anlage 3 zu entnehmen

Der Rechner des 1. Vorstands ist passwortgeschützt. Die Passwörter sind ausschließlich dem Vorstand bekannt.

 

 

 

 

9          Datenstruktur in TapForms-App

Die Struktur der gespeicherten Daten für die TapForms-App ist analog der Excel-Tabelle „Sponsorship Members“ und ist deshalb aus der Anlage 3 zu entnehmen.

Der Rechner des 1. Vorstands ist passwortgeschützt. Die Passwörter sind ausschließlich dem Vorstand bekannt.

 

 

10        Weitergabe von Daten zwischen Vorstand und Kassier

Eine Weitergabe von gespeicherten Daten erfolgt ausschließlich zwischen dem 1. Vorstand und dem Kassier. Dies sind die unter den in den vorangegangenen Punkten beschriebenen Daten.

 

 

11        Weitergabe der Daten an Ansprechpartner in Gambia und Sierra Leone

Die Information der Ansprechpartner in Gambia und Sierra Leone über neue Patenschaften bzw. Beendigung von Patenschaften erfolgt ausschließlich per Mail. Dabei wird grundsätzlich nur die Laufende Nummer, die Schulnummer, Name des Patenkindes und Name des Sponsors übermittelt.

 

 

12        Web-Seite

Auf der Web-Seite www.hilfe-fuer-westafrika.de werden keine personenbezogenen Daten gespeichert.

Auf das Impressum kann von jeder Seite (oben) zugegriffen werden.

Es werden die aktuell gültigen Texte zum Datenschutz (inkl. Facebook- und YouTube-Hinweise) angezeigt.

 

 

13        Newsletter

In der Regel erhält jeder Pate und jedes Mitglied sowie weitere Interessierte (die sich explizit gemeldet haben, siehe Pkt. 2, 2. Spiegelstrich) einen Newsletter über die Arbeit des Vereins Hilfe für West-Afrika e.V. Die Adressen werden aus der zentral geführten SPG-Datenbank entnommen und per Post bzw. per E-Mail versandt. Ein Versand des Newsletters erfolgt jedoch nur, sofern kein ausdrücklicher Widerspruch vorliegt.

 

 

14        Post für Paten

Paten erhalten Post vom Verein per Papier oder Mail bei Aufnahme einer neuen bzw. Beendigung einer Patenschaft sowie auch dann, wenn Informationen (z.B. Brief vom Patenkind) aus Gambia oder Sierra Leone über das Patenkind vorliegen. Die Adressen werden aus der zentral geführten SPG-Datenbank entnommen.

 

 

15        Post für Mitglieder

Mitglieder erhalten Post vom Verein per Papier oder Mail bei Aufnahme einer neuen bzw. Beendigung einer Mitgliedschaft sowie als Einladung zur jährlichen Hauptversammlung. Die Adressen werden aus der zentral geführten SPG-Datenbank entnommen.

 

 

16        Dauer der Datenspeicherung

-       Dem Vereinsmitglied steht ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO) sowie ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO) oder Löschung (Art. 17 DS-GVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) oder ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO) sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) zu.

-       Das Vereinsmitglied hat das Recht, seine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

 

Die personenbezogenen Daten werden in den o.a. Systemen mindestens solange gespeichert, solange eine Mitgliedschaft bzw. Patenschaft dauert. Aus der langjährigen Erfahrung in der Vereinsarbeit ist es jedoch sinnvoll, die Daten ausgetretener Mitglieder bzw. beendeter Patenschaften noch bis zu 2 Jahren nachzuhalten, da es hier immer mal wieder zu Rückfragen seitens ehem. Paten und Mitglieder kommt, und dann der Zugriff auf die Historie erforderlich ist. Nach 2 Jahren werden dann die veralteten Daten von allen Systemen durch den Kassier und den 1. Vorstand gelöscht.

Im Falle des Widerrufs der Einwilligung zur Verarbeitung der Daten werden die Daten unverzüglich gelöscht.